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Ser só dentista hoje não é mais suficiente – práticas de gestão no consultório

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por odontoclinic, Somos a primeira rede de franquias odontológicas do Brasil. Com 170 clínicas espalhadas por todo o Brasil, unimos qualidade, custo-benefício vantajoso, inovação e uma rede de profissionais com mais de 2.500 dentistas.


Você já parou para pensar na quantidade de dentistas que o Brasil possui? O Conselho Federal de Odontologia (CFO) contabiliza mais de 270 mil especialistas em todo o território — e a cada ano 15 mil novos chegam com diploma na mão, prontos para atuar.

Olhando para esses dados a pergunta que fica é: como se diferenciar com tanta gente apta para atuar na área de saúde bucal, especialmente nos grandes centros urbanos, onde a concentração de dentistas é maior em relação a cidades de pequeno e médio portes.

Essa questão preocupa, já que o aumento da concorrência pode comprometer os seus ganhos, trazendo instabilidade financeira e fazendo com que você tenha que trabalhar mais para elevar o rendimento.

Para não chegar nessa condição, estamos falando mais especificamente de práticas de gestão que podem tornar sua operação mais otimizada e rentável, conforme mostraremos nesse artigo.

Práticas de gestão no consultório: por que dar atenção a isso?

O cenário de retração econômica no Brasil faz o ciclo de vida dos negócios ficar mais curto. O dado mais recente da pesquisa Demografia das Empresas, de autoria do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), aponta que seis a cada dez empresas não sobrevivem após cinco anos de atividade.

Obviamente há várias causas que levam um negócio a fechar as portas, mas a ausência de práticas de gestão financeira, planejamento e adequação de processos eficazes fazem uma mistura que pode ser letal para qualquer empresa (sobretudo para aquelas que estão dando seus primeiros passos).

Trazendo isso para a realidade dos consultórios odontológicos, é comum você ter ótimos especialistas que não possuem conhecimento apurado na prática de gestão. E aí fica difícil manter a rentabilidade alta, certo?

Separamos algumas recomendações para você virar o jogo e colher os bons resultados que uma administração eficiente pode trazer para sua vida e para a sua empresa!

Processos no consultório odontológico

O primeiro passo para quem deseja colocar o trem nos trilhos é olhar os principais processos que fazem sua operação se movimentar. Até porque é nos procedimentos mais simples que pode haver desperdícios e falta de atenção nesse aspecto pode custar caro.

Veja alguns exemplos de práticas de gestão que podem ajudar você a analisar criticamente como está hoje o seu negócio:

  • Compra de insumos: organizar o processo de compra de produtos e demais insumos utilizados no consultório pode evitar desperdício de materiais ou até mesmo a perda por prazo de validade. Além disso, a durabilidade de algumas substâncias é menor para alguns produtos. Tudo isso pode interferir no seu rendimento e na eficácia do seu atendimento.
  • Agendamento de consultas: o processo de agendar consultas, se não for bem estabelecido, pode gerar confusão e fazer você perder pacientes. Para não ficar com a agenda livre, estabeleça meios de confirmação de consultas e regras claras para orientar sobre remarcação ou faltas em consultas.
  • Guardar documentos: deve-se tomar cuidado no armazenamento de informações sobre os pacientes. Além de serem sigilosas, a falta de organização pode levar a perda de informações importantes como evolução do tratamento e custos envolvidos.

É importante estabelecer uma rotina frequente de análise desses processos para identificar problemas e realizar melhorias, a fim de tornar o atendimento diferenciado e satisfatório.

Dependendo do processo, pode haver uma revisão semestral ou mesmo bimestral, para garantir que as falhas percebidas se tornem aprendizados para você e sua equipe (caso tenha mais gente atuando na sua clínica).

Software odontológico melhora gestão

Outra prática de gestão que pode representar uma economia para você é investir em meios de informatizar esses processos por meio de softwares odontológicos. Há softwares gratuitos (e também soluções pagas) capazes de melhorar sua rotina, tornando-a mais segura e sem a necessidade de ter muito espaço para armazenar papéis e mais papéis.

Veja como processos repetitivos podem ser resolvidos de modo mais simplificado com a adoção de sistemas tecnológicos, especializados na gestão de clínicas odontológicas:

  • Confirmação de consulta: seu assistente (ou você mesmo) liga para cada um dos pacientes da agenda do dia seguinte? Há ferramentas que enviam lembretes por SMS ou e-mail, facilitando essa etapa de confirmação de agendamento.

Organização de prontuários e de contato com pacientes: um sistema pode trazer em uma única tela os dados de atendimento. E é possível relacionar o tratamento ao valor gasto em cada um deles. O mesmo se aplica às informações de contato do paciente, que não precisam mais ficar em agendas de papel ou planilhas de excel, por exemplo.

Gestão financeira eficiente da clínica odontológica

Especialistas em gestão recomendam a implantação de fluxo de caixa, ou seja, prever três meses as movimentações financeiras.

Saber os valores que serão recebidos (entradas) e pagamentos realizados (saídas). Ter esses dados numa planilha bem organizada ou sistema tecnológico específico permite calcular o saldo.

Saber disso lhe dará autonomia para entender o período certo de investir em novos equipamentos ou mesmo na reforma da sala de espera, por exemplo.

Todos esses conhecimentos são básicos e necessários para um profissional que deseja tocar o próprio negócio com liquidez e não quer entrar nas estatísticas que mencionamos acima: de fechar as portas com até cinco anos de operação.

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Somos a primeira rede de franquias odontológicas do Brasil. Com 170 clínicas espalhadas por todo o Brasil, unimos qualidade, custo-benefício vantajoso, inovação e uma rede de profissionais com mais de 2.500 dentistas.
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